Обязательные ЭПД: штрафов пока нет, но риск доначислений по НДС уже реален

С 1 сентября электронные перевозочные документы стали обязательными для большинства участников логистического рынка. Переходный период без административных штрафов продлится до 1 марта 2027 года – глава Минтранса Андрей Никитин предложил эту меру на совещании у президента, и Владимир Путин идею поддержал. В течение переходного периода инспектор ГИБДД при предъявлении бумажной накладной может ограничиться устным замечанием.

Многие перевозчики восприняли это как сигнал не торопиться. Логика простая: штрафа нет – значит, время есть. Но дорожный штраф в 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП – наименьшая из проблем. Настоящая цена вопроса считается не на дороге, а на выездной налоговой проверке, которая придет через два-три года, когда исправить оформление будет уже невозможно.

В электронный вид перешли транспортная накладная, заказ-заявка на перевозку, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, железнодорожная и авианакладная. Путевые листы пока обязательны в электронной форме только для алкогольной и спиртосодержащей продукции. Все эти документы поступают в государственную информационную систему ЭПД – налоговый орган теперь видит логистику компании в реальном времени, включая незакрытые накладные без подписи одного из участников.

Распространенное заблуждение: «мы не перевозчики – нас это не касается». Касается всех звеньев цепочки – грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, экспедитора. Если компания отправляет или получает груз сторонним транспортом, она участник электронного документооборота, даже без собственного автопарка.

Исключения есть, но их перечень ограничен: перевозка собственным транспортом, совпадение отправителя и получателя (включая самовывоз и перемещение между подразделениями без экспедитора), перевозка для личных нужд физлица, участие нерезидента, сбои информационных систем и отсутствие интернета в точках оформления. При этом бумажный документ после 1 сентября нужно сопровождать служебной запиской с маршрутом, причиной и подтверждающими документами. Бумага перестала быть режимом по умолчанию – теперь это исключение, которое нужно обосновывать.

Главный финансовый риск – снятие вычетов по НДС. По мнению эксперта по финансовой стратегии Ирины Екимовских, если перевозчик или экспедитор не оформляет ЭПД в случаях, когда это обязательно, налоговый орган может применить позицию Верховного суда из определения от 14.05.2020 (так называемое «дело Звездочки»): налогоплательщик не проявил должной осмотрительности, вступив в отношения с контрагентом, заведомо нарушающим законодательство. Последствие – полный отказ в вычетах по НДС либо налоговая реконструкция.

Расходы по налогу на прибыль отстоять проще. Есть судебная практика и письмо Минфина: соответствие затрат критериям Налогового кодекса – необходимое и достаточное условие их учета, независимо от норм отраслевого законодательства. Пленум ВАС № 33 от 30 мая 2014 года подтверждает: невыполнение публично-правовых предписаний влечет налоговые последствия, только если это прямо предусмотрено частью второй Кодекса. В главах 21 и 25 такой нормы нет.

Вывод прост: откладывать внедрение ЭПД – экономить на спичках. Разовый штраф ГИБДД виден сразу и стоит копейки. Доначисление НДС за два-три года перевозок не имеет верхней границы и обнаружится, когда про сентябрь 2026 года в компании уже никто не вспомнит.