Электронные перевозочные документы стали обязательными: к чему готовиться перевозчикам

С 1 сентября 2026 года оформление ключевых перевозочных документов в электронном виде стало обязательным. Транспортные накладные, заказы-заявки, железнодорожные и авиационные грузовые накладные, экспедиторские документы – все это теперь должно передаваться в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов. Основание – Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Переходного периода для самой обязанности нет, но до 1 марта 2027 года штраф за оформление бумажного документа вместо электронного не применяется. Остальные нормы ответственности при этом сохраняются. Так, по ч. 2 ст. 12.3 КоАП водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей за отсутствие путевого листа или товарно-транспортных документов – в том числе электронных.

Исключения предусмотрены для перевозок в личных целях, воинских перевозок, перевозок на территориях с особым правовым режимом, каботажных перевозок перевозчиков из стран ЕАЭС, а также случаев, когда грузоотправитель или грузополучатель – иностранное лицо.

Скорость подключения зависит от выбранного формата работы. Если компания планирует оформлять документы через веб-интерфейс оператора, подключение занимает минимум времени. Интеграция с учетной системой – другое дело. От подачи заявки до первого успешного документа проходит от нескольких дней до пары недель, но полноценный переход с интеграцией, обучением и пилотным запуском нередко растягивается на 2–6 месяцев.

Помимо тарифа оператора придется заложить расходы на оформление УКЭП и машиночитаемых доверенностей, покупку или обновление КЭП для сотрудников, возможную доработку учетной системы и обучение персонала. До подключения важно определить, какие именно ЭПД нужны компании, кто и на каком этапе будет их формировать и подписывать, сколько потребуется УКЭП с учетом отпусков и больничных.

Отдельная проблема – качество данных. Справочники компании в ГИС ЭПД напрямую не переносятся, а часть реквизитов после подписания документа исправить невозможно. Ошибка означает потраченные подписи, незакрытые документы в системе и дополнительные затраты на исправление. Среди типичных ошибок – расхождения в справочниках видов транспорта, грузов и единиц измерения, некорректные ИНН, КПП и наименования организаций, неверные данные водителей (ФИО, СНИЛС, водительское удостоверение) и адреса, введенные в свободной форме вместо выбора из справочника ФИАС.

Готовые решения для работы с ГИС ЭПД уже есть – модули в продуктах 1С (1С:Транспортная логистика, 1С:Управление торговлей), а также решения крупных операторов ЭДО для ряда ERP-систем, включая SAP и Oracle. Однако наличие готового модуля не исключает доработок: нужные данные могут находиться в разных системах или отсутствовать вовсе. Для нетиповых и самописных ERP интеграцию настраивают через API оператора силами своих разработчиков или подрядчика.

«При подключении к ГИС ЭПД важно смотреть дальше первого успешно отправленного документа. Нужно видеть всю цепочку: учетную систему компании, обмен с оператором, связь на складе и у водителя. Проблема на любом участке может обернуться задержкой отгрузки»

Специалисты рекомендуют не ограничиваться установкой модуля на существующий сервер – сначала стоит оценить нагрузку и убедиться, что инфраструктура выдержит новый процесс.